Personvern

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. Opplysningene kan benyttes til å gi bedre kundeservice og korrekt informasjon som eks. ulike typer prislister. Vilkårene beskriver også hvordan dine personopplysninger brukes, deles og beskyttes, valgene du har om dine personopplysninger, og hvordan du kan kontakte oss. NE er ansvarlig for de lagrede opplysningene vi har funnet selv eller du har gitt oss når vi hatt kontakt digitalt eller personlig.

1. Behandlingsansvarlig

Daglig leder er på vegne av NE, behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger. NE bestemmer selv formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette.

2. Personopplysninger som lagres

Vi lagrer de personopplysningene du har gitt våre ansatte i forbindelse med ditt kjøp, en henvendelse, påmelding av nyhetsbrev, jobbsøking, ansettelsesforhold, besøk på noen våre nettsider eller annen relevant kontakt.

For å opprettholde et godt kundeforhold og identifisering av kontaktperson, lagrer vi følgende type grunn- og kontaktinformasjon om våre kunder: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kundenummer, kontaktpersoner på firmaet, fødselsdato/personnummer, organisasjonsnummer og betalingsinformasjon. Ved bruk av nettbutikk vil også brukernavn og passord lagres.

Ved kjøp og salg er vi pliktige til å innhente en viss informasjon etter Norges lover for å gjennomføre handelen. Annen identifiserende informasjon om kunden i forbindelse med loven om brukthandel, rutinen som brukes for verifisering av identitet, nasjonalitet til en utenlandsk kunde og informasjon i reisedokument, navn, fødselsdato og nasjonalitet på den juridisk persons styremedlemmer eller medlemmer av andre beslutningstakerorganer, kundens politiske innflytelse samt informasjon om kundens finansielle stilling og annen nødvendig identifiserende informasjon som loven krever.

Vi lagrer i tillegg kjøpshistorikk og enklere samtalelogg og notater fra evt. kundebesøk for fremtidig oppfølging. Noen notater kan inneholde informasjon om forbehold om videre kontakt eller foretrukket kontaktmåte eller annen viktig info som avgjør om kjøp og selger forholdet og prissetting. Fakturering, kreditering, purringer og inkasso lagres i faktureringssystemet.

Ved bruk av nettsteder vil brukerinformasjon som ip-adresse og cookies lagres. Hvis du opprettet handlelister og laget ordre på nettstedet, samt preferanser angående markedsføring, vil dette lagres.
Cookies: Hvis du bruker en nettside, også vår, vil du få valget om å akseptere cookies. Dette er små informasjonskapsler / tekstfiler som lastes ned til din dataenhet for å øke brukeropplevelsen på siden. De vil også lagres i ulik lang tid avhengig type. Cookies vil også hjelpe nettstedet å analysere vaner på siden. Du kan lese mer om cookies her.

3. Formål med behandlingen

NE behandler opplysningene for å kunne administrere og gjennomføre våre forpliktelser overfor deg og gi god service. Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg korrekt og god informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via e-post, telefon, SMS og postutsendelser.

NE følger Norges lover og vil innhente underlag hvis det mangler før en handel gjennomføres. Vi gjennomgår regelmessig behovet for å lagre data, tatt hensyn til gjeldende lovgivning. I tillegg tar vi alle rimelige skritt for å sikre at ingen uriktige, utdaterte eller unøyaktige personopplysninger om de registrerte lagres i registeret i lys av formålet med behandlingen. Vi retter eller sletter data så fort de blir oppdaget.

4. Grunnlaget for behandlingen

Informasjon som lagres er til grunnlag for å oppfylle kjøpsavtaler og for å levere god og riktig informasjon til deg. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b). Der du har samtykket vil det benyttes også opplysningene til å gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via e-post, telefon og SMS. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst takke nei til å motta informasjon fra oss.

Der du har gitt samtykke benyttes kjøpshistorikk og adferdsmønster til å gi anbefalinger og markedsføring spesielt tilpasset deg som bruker. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til slik bruk.

E-post
Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver. Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i våre systemer som behandler personopplysninger

Nyhetsbrev e-post
Mange av våre kunder og prospekt som gjennom mange år har eksistert i vår database er mottakere av vårt Nyhetsbrev. De som ønsker å melde seg på etter 01.03.2020 må gjøre dette gjennom en e-post til NE. Nyhetsbrevet leveres av en tredjepart som har en enkel database med kun e-postadresser som en ansatt på NE håndterer. Adressene deles ikke med andre. Lengst ned på hvert Nyhetsbrev finnes en lenke for å melde seg av. Det går også å gjøre ved å kontakte NE direkte.
Nyhetsbrevet inneholder diverse informasjon og produktpresentasjoner knyttet til gullsmedbransjen.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Påmelding til arrangementer og konkurranser
Noen ganger er det mulig å melde seg på arrangementer eller konkurranser på våre nettsider og sosiale medier.
Ved påmelding til en konkurranse vil det alltid opplyses konkurransevilkår. Opplysninger som må samles inn for å delta og identifisere riktig person vil være navn, kontaktinformasjon og evt noe mer som et bidrag. Formålet med opplysningene er å knytte konkurransebidragene til en kontaktperson for å kunne gi tilbakemelding og presentere vinner. Opplysningene vil også bli brukt til å presentere vinnere på sosiale medier eller på vår nettside. Det vil presiseres i konkurranseinvitasjonen. De fleste opplysningene lagres til konkurransen er avsluttet, men oversikt over vinnere og gode bidrag kan lagres lenger.

Samtalelogg telefon
Telefonnummer, tidspunkt og samtalelengde lagres i telefonsystemet og slettes etter 3 måneder.

5. Hvor mottar vi informasjon fra?

Vi mottar informasjon primært fra følgende kilder: den registrerte selv, folkeregisteret, enhetsregisteret, myndigheter, kredittopplysningsbyråer, leverandører av kontaktinformasjonstjenester som f.eks. Posten og fra andre tilsvarende pålitelige kilder.

For de formål som er beskrevet i denne personvernerklæringen kan personlige data også samles inn og oppdateres fra offentlig tilgjengelige kilder og basert på informasjon regelmessig manuelt eller automatisert.

6. Tilgang til informasjonen

Vi er forpliktet til å sikre at informasjonen som flyter, behandles forsvarlig. For å hindre uvedkommende tilgang, eller videreformidling, har vi har fått på plass passende fysiske, elektroniske og administrative prosedyrer for å beskytte og sikre informasjonen vi samler inn.

NE har i dag rutiner der vi drifter en stor del av våre databehandlingsprogram selv, men noen systemer har vi overlatt driften av til eksterne databehandlere. Disse er:

Nyhetsbrev: For å sende deg tilbud, nyhet og informasjon om våre varer innhenter vi e-postadressen din og benytter Make AS til utsendelse. Du kan når som helst melde deg av vår mailingliste. Les mer om deres retningslinjer for personvern her:
https://www.make.as/personvern/

Nettsted / Nettbutikk: Maksimer er vår nettsideleverandør og vil administrere oppgraderinger. WooCommerce brukes som plattform for nettbutikken.
https://www.maksimer.no/personvern/

Regnskap: Vi innhenter ordre- og kjøpsinformasjon mellom vår nettbutikk og vårt regnskapssystem Tripletex
https://www.tripletex.no/gdpr-og-personvern/
https://www.tripletex.no/personvernerklaering/

Frakttjenester: Posten og Bring sørger for at våre varer leveres til deg med fraktetiketter fra Consignor. Les mer om deres retningslinjer for personvern her:
https://www.posten.no/personvern-sikkerhet
https://www.bring.no/privacy-policy
https://www.consignor.com/data-security/

6. Utlevering av opplysninger til tredjepart

NE vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det eller er et ledd i betalingsinnkreving, forsikringskrav og/eller regnskapsbehandling. Vi leverer ikke personopplysninger utenfor EU/EØS.

7. Lagringstid og sletting av personopplysninger

Opplysninger er etter bokføringsloven forpliktet til å lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav. Ved salg/raffinering av edelmetaller vil detaljer om handelen noteres i en skraphandlerprotokoll, herunder kundens navn og adresse. Skraphandlerprotokollen må oppbevares i minimum 10 år i henhold til Brukthandelloven.

Kontaktinformasjon for markedsføring og informasjon vil bli lagret av oss, eller tredjepart på oppdrag av oss, frem til at du ønsker den slettet eller så lenge som opplysningene er aktuelle for oss. Opplysninger brukes kun internt og vil ikke bli videreført til tredjepart som ikke er oppgitt i denne erklæring.

8. Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i, og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

9. Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger. Fysiske dokumenter vil bli makulert.

10. Samtykke

Kunden samtykker i at NE kan benytte enhver kommunikasjonsform overfor kunden herunder bruk av våre nettsider, nyhetsbrev, brev, telefon, e-post, SMS og besøk. Vilkårene bør aksepteres av brukeren for å overholde en god relasjon for kjøp og salg og informasjon partene imellom.  Samtykket er frivillig, og er gjelder inntil det trekkes tilbake.

Ved å bruke våre nettsider aksepterer du at dine personopplysninger kan behandles i samsvar med disse personvernvilkår. Det innebærer også våre samarbeidspartnere som er listet ovenfor.

11. Lover og regler

NE er underlagt norsk lov og vil prøve å håndtere tvister personlig først for at begge parter skal finne en felles god løsning. Eventuelle tvister vil bli behandlet i samsvar med Norges lover.

12. Endringer

Personvernerklæring må til alle tider holdes oppdatert og NE forbeholder seg derfor retten til å endre eller oppdatere uten forbehold. Endringene er gjeldende den dag de publiseres og vil gjelde for eldre og kommende informasjon som omfattes av denne erklæring. Det er anbefalt at brukeren leser erklæringen regelmessig for å bli oppmerksom på forandringer. Se dato øverst i skrivet for seneste oppdatering.

13. Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende steder:
privacy@norskedelmetall.no

NOOR Edelmetall AS og Norsk Edelmetallraffinering AS
Boks 300
1401 SKI